On this page

De module legt vast welke gebruiker welke instructie heeft gelezen, inclusief de leesdatum. Daarmee bouw je een audittrail op voor procesborging: bij een audit kun je aantonen dat medewerkers de juiste instructies daadwerkelijk hebben doorgenomen.

Hoe leesregistratie werkt

  • Een instructiekaart wordt geregistreerd als gelezen zodra een gebruiker hem opent.
  • Per instructie wordt vastgelegd wie hem heeft gelezen en op welke datum.
  • Eindgebruikers zien zelf een ongelezen-teller bij stappen en mappen, plus meldingen bij nieuwe en gewijzigde instructies.

Je hoeft hier als contentbeheerder niets voor in te stellen: zodra de module aanstaat, loopt de registratie automatisch mee.

Het analytics-dashboard

In het CMS vind je het analytics-dashboard. Dit geeft per instructie inzicht in de leesvoortgang:

  • Gelezen door en % gelezen – hoeveel van de relevante gebruikers de instructie hebben gelezen.
  • Aantal bekeken – hoe vaak een instructie is geopend. Met de knop Uniek / Totaal kies je tussen het totaal aantal weergaves (herhaalde weergaves door dezelfde gebruiker tellen mee) en het aantal unieke gebruikers dat de instructie bekeek. Bij mappen wordt dit opgeteld over alle onderliggende instructies (uniek = het aantal verschillende kijkers in de hele map).
  • Status – of een instructie boven of onder de drempelwaarde zit.
  • KPI’s bovenaan: totaal gepubliceerde instructies, volledig gelezen, gemiddeld leespercentage en het aantal instructies onder de drempel.

Standaard tellen de leescijfers alleen reguliere gebruikers; met de knop Tel ook beheerders mee neem je tenant- en groepsbeheerders mee in die berekening. Het cijfer Aantal bekeken blijft rol-onafhankelijk. Verder kun je filteren op status, datum en gebruikersgroep, sorteren op onder meer leespercentage en aantal bekeken, en het geheel exporteren naar CSV voor je auditdossier.

Meest en minst gelezen instructiekaarten

Naast de compliancetabel toont het ISO-rapport twee extra panelen die in één oogopslag duidelijk maken welke instructiekaarten het meest en minst worden doorgenomen:

  • Meest gelezen – de top 5 instructiekaarten met het hoogste aantal unieke lezers in de gekozen periode.
  • Minst gelezen – de 5 instructiekaarten met het laagste aantal unieke lezers; kaarten die in de periode helemaal geen lezers hebben gehad verschijnen hier ook.

Per paneel kies je de tijdperiode via een knop: 30 dagen, 180 dagen of 365 dagen. De telling is gebaseerd op het moment waarop een gebruiker de instructie als gelezen heeft gemarkeerd.

Klik op de titel van een instructiekaart om die stap direct te openen.

Meest en minst bekeken instructiekaarten

Naast de gelezen-panelen tonen twee panelen welke instructiekaarten het vaakst en minst worden bekeken (geopend) — los van of ze als gelezen zijn gemarkeerd:

  • Meest bekeken – de top 5 instructiekaarten met de meeste weergaven in de gekozen periode.
  • Minst bekeken – de 5 instructiekaarten met de minste weergaven; kaarten die in de periode helemaal niet zijn bekeken verschijnen hier ook.

Per paneel stel je naast de tijdperiode (30 / 180 / 365 dagen) ook de telmethode in:

  • Uniek telt het aantal verschillende gebruikers dat de kaart heeft bekeken.
  • Totaal telt alle weergaven; een herhaalde weergave door dezelfde gebruiker telt dan opnieuw mee.

Klik op de titel van een instructiekaart om die stap direct te openen.

De compliancedrempel

De compliancedrempel bepaalt het minimale percentage gebruikers dat een instructie gelezen moet hebben om als compliant te tellen. De standaardwaarde is 80%.

  • Instructies onder de drempel vallen in het rapport op, zodat je weet waar nog aandacht nodig is.
  • De organisatiebeheerder kan de drempel aanpassen tussen 1 en 100%.

Notificatie-instellingen

Naast de leesregistratie kun je instellen via welk kanaal je zelf meldingen ontvangt. Per meldingstype (zoals feedback op een instructiekaart of een nieuw geregistreerde gebruiker) kies je of je een melding krijgt in het notificatiecentrum, via e-mail, of beide.

Veelgestelde vragen

Wat als een instructie wijzigt nadat iemand hem al heeft gelezen? De gebruiker krijgt een melding “Bijgewerkte instructie”, zodat hij de gewijzigde versie opnieuw kan lezen.

Kan ik de drempel per instructie instellen? Nee, de compliancedrempel geldt voor de hele organisatie.

Wie kan het analytics-dashboard zien? Beheerders binnen je organisatie. Eindgebruikers zien alleen hun eigen ongelezen-tellers en meldingen.

Volgende stappen

Vragen? Mail support@instructo.nl.